Bạn muốn thu hồi nợ mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng? Trong kinh doanh, việc nhắc nợ thường mang tính nhạy cảm và dễ gây căng thẳng nếu không được xử lý đúng cách. Tuy nhiên, bằng sự khéo léo và hiểu biết pháp lý, bạn hoàn toàn có thể đòi nợ một cách nhẹ nhàng, tế nhị mà vẫn giữ được thiện chí hợp tác lâu dài với đối tác.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các cách đòi nợ không mất lòng hiệu quả, đúng pháp luật – từ cách thương lượng mềm mỏng, gửi thư yêu cầu đến các bước xử lý theo trình tự pháp lý. Nội dung được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành như Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), Nghị định 15/2020/NĐ-CP và Thông tư 01/2024/TT-BNV. Đặt lịch tư vấn miễn phí tại Xử Lý Nợ để được luật sư hỗ trợ xử lý công nợ một cách chuyên nghiệp, đúng quy định và phù hợp với từng tình huống thực tế.
Nắm rõ quy định pháp luật về đòi nợ năm 2025
Quy định pháp luật liên quan
Việc đòi nợ là một quyền dân sự được pháp luật thừa nhận, tuy nhiên quá trình thực hiện cần đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý hiện hành:
- Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi bổ sung 2017) – Từ Điều 463 đến Điều 471 quy định rõ quyền đòi nợ hợp pháp của chủ nợ trong hợp đồng vay tài sản, đồng thời nhấn mạnh nghĩa vụ tôn trọng quyền lợi và danh dự của bên vay.
- Nghị định 15/2020/NĐ-CP – Hạn chế hoạt động nhắc nợ không quá 5 lần/ngày, chỉ thực hiện trong khung giờ từ 7h đến 21h, và cấm tuyệt đối hành vi gây áp lực tâm lý, xúc phạm hoặc đe dọa người nợ.
- Thông tư 01/2024/TT-BNV – Hướng dẫn thể thức văn bản hành chính, yêu cầu các thông báo đòi nợ phải sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trình bày đúng thể thức, có căn cứ pháp lý rõ ràng.
Hậu quả của việc đòi nợ không đúng cách
Cách đòi nợ sai không chỉ vi phạm pháp luật mà còn có thể gây hậu quả nghiêm trọng về mặt pháp lý và uy tín doanh nghiệp:
- Công khai thông tin nợ của người vay mà không được sự cho phép có thể bị xử phạt từ 5 đến 20 triệu đồng (theo Điều 102, Nghị định 15/2020/NĐ-CP).
- Sử dụng từ ngữ không phù hợp, mang tính chất đe dọa, xúc phạm hoặc hạ thấp danh dự người nợ có thể dẫn đến tranh chấp dân sự, khiếu nại hoặc kiện tụng, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
Số liệu thực tế: Theo khảo sát của Viện Nghiên cứu Phát triển Kinh tế (2024), có tới 68% tranh chấp về nợ phát sinh từ cách đòi nợ thiếu tế nhị, không đúng chuẩn mực, khiến quá trình thu hồi nợ bị kéo dài và mối quan hệ với khách hàng bị rạn nứt nghiêm trọng.
Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đòi nợ
Trước khi tiến hành nhắc nợ hoặc khởi kiện, người có quyền yêu cầu thanh toán cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đánh giá kỹ lưỡng tình hình khách hàng. Đây là bước quan trọng giúp tăng hiệu quả thu hồi nợ và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Thu thập và kiểm tra hồ sơ công nợ
Cần thu thập đầy đủ các tài liệu chứng minh quan hệ giao dịch và nghĩa vụ thanh toán, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giao hàng
- Email, tin nhắn xác nhận khoản nợ hoặc cam kết trả nợ
Những tài liệu này là căn cứ pháp lý quan trọng theo Mẫu số 23-DS ban hành kèm Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán TANDTC. Việc chuẩn bị đúng và đủ giúp bảo vệ quyền lợi nếu phát sinh tranh chấp và phải khởi kiện.
Hiểu rõ tình hình khách hàng
Tìm hiểu kỹ về khách hàng giúp lựa chọn cách tiếp cận phù hợp, tránh mất thời gian hoặc rơi vào thế bị động. Bạn cần:
- Xác minh thông tin liên lạc (địa chỉ, số điện thoại, người phụ trách)
- Đánh giá khả năng tài chính và thiện chí thanh toán
- Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp: kiểm tra mã số thuế, người đại diện pháp luật và tình trạng hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Nhắc nợ nhẹ nhàng qua tin nhắn
Sử dụng ngôn ngữ tế nhị, thân thiện
Khi nhắc nợ qua tin nhắn, điều quan trọng là giữ thái độ mềm mỏng, tránh tạo cảm giác bị thúc ép. Việc sử dụng ngôn từ thân thiện, lịch sự sẽ giúp khách hàng dễ tiếp nhận và hợp tác hơn.
Mẫu câu trên thể hiện sự nhắc nhở lịch sự, tinh tế và vẫn đầy đủ thông tin cần thiết mà không gây áp lực.
Chọn thời điểm và tần suất hợp lý
Để tăng hiệu quả và tránh làm phiền khách hàng, việc lựa chọn thời điểm và tần suất gửi tin nhắn cần được cân nhắc kỹ:
- Thời điểm gửi phù hợp:
- Buổi sáng: từ 9h–11h
- Buổi chiều: từ 14h–16h
Những khung giờ này thường là lúc khách hàng ít bận rộn và có thể xử lý công việc tài chính.
- Tần suất gửi:
- Chỉ nên nhắc nợ 1–2 lần mỗi tuần
- Tránh gửi liên tục trong thời gian ngắn vì dễ gây phản cảm hoặc căng thẳng trong quan hệ hợp tác.
Tránh ngôn ngữ thúc ép hoặc cứng nhắc
Một số cụm từ nên tránh:
- “Phải thanh toán ngay”
- “Nếu không sẽ bị xử lý”
- “Chúng tôi buộc phải…”
Thay vào đó, nên dùng các cụm từ nhẹ nhàng như:
- “Mong anh/chị thu xếp…”
- “Xin vui lòng hỗ trợ…”
- “Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác…”
Số liệu thực tế: Theo báo cáo từ Sapo.vn (2025):
- 72% khách hàng phản hồi tích cực khi nhận tin nhắn đòi nợ được viết với giọng điệu nhẹ nhàng, không áp lực.
- Điều này giúp tăng tỷ lệ thu hồi nợ lên 38%, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ.
Gọi điện đòi nợ với thái độ chuyên nghiệp
Chuẩn bị kịch bản cuộc gọi
Một cuộc gọi đòi nợ hiệu quả cần được xây dựng trên nền tảng của sự chuyên nghiệp, lịch sự và rõ ràng. Trước khi gọi, hãy chuẩn bị sẵn kịch bản gồm các ý chính sau:
- Giới thiệu bản thân và công ty: Tạo sự tin cậy ngay từ đầu.
- Nêu rõ thông tin khoản nợ: Bao gồm số tiền, ngày đến hạn, căn cứ hợp đồng (nếu có).
- Đề nghị lịch thanh toán cụ thể: Giúp người nợ chủ động lên kế hoạch chi trả.
Ví dụ kịch bản chuyên nghiệp:
“Chào anh/chị [Tên], tôi là [Tên] từ công ty [Tên công ty]. Tôi xin phép trao đổi về khoản thanh toán [số tiền] đến hạn ngày [ngày]. Anh/chị có thể sắp xếp thanh toán trong tuần này không?”
Lưu ý sử dụng ngôn từ lịch sự, giọng nói bình tĩnh nhưng kiên quyết, tránh thể hiện cảm xúc tiêu cực.
Xử lý tình huống khéo léo
Không phải cuộc gọi nào cũng nhận được phản hồi tích cực ngay từ đầu. Khi người nợ từ chối thanh toán hoặc đưa ra lý do:
- Chủ động lắng nghe: Hiểu rõ nguyên nhân để điều chỉnh hướng xử lý phù hợp.
- Đề xuất giải pháp linh hoạt: Có thể gợi ý gia hạn thời gian, trả góp theo tiến độ, hoặc cam kết trả một phần trước.
- Giữ giọng điệu thân thiện: Tránh gây áp lực, tranh cãi hoặc khiến đối phương có cảm giác bị đe dọa, vì điều này dễ dẫn đến phản ứng tiêu cực và làm gián đoạn việc thu hồi nợ.
Số liệu gần nhất: Theo báo cáo từ Luật Sư Toàn Quốc (2025), 62% cuộc gọi đòi nợ thành công khi người thực hiện cuộc gọi sử dụng kịch bản giao tiếp chuyên nghiệp và thái độ nhẹ nhàng, tôn trọng.
Đề xuất giải pháp thanh toán linh hoạt
Gợi ý phương án trả góp
Khi khách hàng không đủ khả năng thanh toán một lần, chủ nợ nên chủ động đề xuất phương án chia nhỏ khoản nợ thành các kỳ thanh toán hợp lý, phù hợp với khả năng tài chính hiện tại của bên nợ.
Ví dụ đề xuất:
“Nếu anh/chị chưa thể thanh toán toàn bộ [số tiền], chúng tôi có thể hỗ trợ phương án trả góp [số tiền/tháng] trong [số tháng]. Anh/chị thấy phương án này thế nào?”
Đây là giải pháp giúp khách hàng giảm áp lực tài chính, đồng thời thể hiện thiện chí hợp tác từ phía doanh nghiệp.
Lập thỏa thuận trả góp hợp pháp
Sau khi hai bên thống nhất phương án trả góp, cần lập văn bản thỏa thuận với đầy đủ các nội dung:
- Tổng số tiền nợ và số tiền trả theo từng kỳ
- Lịch thanh toán cụ thể và hình thức thanh toán
- Các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của hai bên
- Chế tài áp dụng nếu bên nợ không thực hiện đúng cam kết
Thỏa thuận cần được ký bởi đại diện hợp pháp của cả hai bên và soạn theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi 2024) để đảm bảo hiệu lực pháp lý.
Số liệu thực tiễn: Theo thống kê từ Công ty Tài chính MB Bank (2024), 58% khách hàng đồng ý thanh toán khi được đề xuất trả góp. Nhờ đó, doanh nghiệp đã thu hồi được 73% khoản nợ trong vòng 8 tháng, cho thấy hiệu quả rõ rệt của giải pháp linh hoạt trong thanh toán.
Khởi kiện đòi nợ: Lựa chọn cuối cùng
Trong hoạt động kinh doanh, việc bị nợ khó đòi là điều không hiếm gặp. Khi các biện pháp mềm dẻo như nhắn tin, gọi điện, gửi thư nhắc nhở hay thương lượng không mang lại kết quả, khởi kiện tại tòa án là giải pháp cuối cùng nhưng cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chủ nợ.
Khi nào cần khởi kiện?
Chủ nợ nên cân nhắc khởi kiện khi:
- Khách hàng không hợp tác dù đã được nhắc nhở nhiều lần bằng thái độ thiện chí, lịch sự.
- Không có phản hồi sau khi gửi thư đòi nợ chính thức hoặc đề xuất phương án thanh toán linh hoạt.
- Có đủ căn cứ pháp lý và chứng cứ thể hiện nghĩa vụ trả nợ đã phát sinh và bị vi phạm.
- Thời hiệu khởi kiện vẫn còn hiệu lực, theo quy định là 03 năm kể từ ngày quyền lợi bị xâm phạm (Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015).
Để khởi kiện, người đi kiện cần chuẩn bị:
- Đơn khởi kiện theo Mẫu số 23-DS, ban hành kèm theo Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP.
- Bản sao hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, thư điện tử, biên bản đối chiếu công nợ hoặc xác nhận nợ.
- Giấy tờ tùy thân của nguyên đơn, thông tin pháp lý của bị đơn (cá nhân hoặc doanh nghiệp).
- Các tài liệu chứng minh đã yêu cầu thanh toán nhưng bị từ chối hoặc không nhận được phản hồi.
Quy trình khởi kiện
- Nộp đơn khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền, thường là nơi cư trú hoặc trụ sở chính của người nợ.
- Tòa án tiếp nhận, thụ lý vụ việc và tiến hành hòa giải. Nếu hòa giải không thành, tòa án sẽ đưa vụ án ra xét xử.
- Sau khi có phán quyết có hiệu lực, chủ nợ có thể yêu cầu Cơ quan thi hành án dân sự thực hiện việc cưỡng chế thi hành án nếu bên bị kiện không tự nguyện thanh toán.
Việc theo dõi tiến trình thi hành án là bước quan trọng để đảm bảo phán quyết được thực hiện hiệu quả, tránh kéo dài thời gian thu hồi nợ.
Số liệu gần nhất: Theo số liệu công bố từ Tòa án Nhân dân Tối cao năm 2025:
- 82% các vụ kiện đòi nợ có hồ sơ đầy đủ được giải quyết trong vòng 4–6 tháng, thể hiện tốc độ xử lý ngày càng cải thiện của hệ thống tòa án.
- Tỷ lệ thu hồi nợ sau khi thi hành án đạt đến 88%, cho thấy tính khả thi cao nếu chủ nợ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và theo sát vụ việc.
Cách đòi nợ không mất lòng là một kỹ năng đòi hỏi sự tinh tế, kiên nhẫn và tuân thủ pháp luật. Từ việc chuẩn bị hồ sơ, sử dụng tin nhắn và cuộc gọi nhẹ nhàng, đến đề xuất trả góp hay khởi kiện, mỗi bước đều cần được thực hiện khéo léo để vừa thu hồi nợ vừa giữ mối quan hệ. Hãy để Xử Lý Nợ đồng hành cùng bạn với các giải pháp thu hồi nợ hợp pháp và hiệu quả. Đặt lịch tư vấn miễn phí ngay hôm nay tại Xử Lý Nợ để bảo vệ quyền lợi của bạn!
