Bài viết này sẽ hướng dẫn các cách đòi nợ công ty một cách hợp pháp, hiệu quả, giúp bạn bảo vệ quyền lợi dựa trên các quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, Luật Doanh nghiệp 2020, Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, Luật Trọng tài Thương mại 2010 và các nghị định liên quan. Đặt lịch tư vấn miễn phí tại Xử Lý Nợ để được luật sư – chuyên gia pháp lý về thu hồi nợ – hỗ trợ xây dựng phương án xử lý phù hợp, tối ưu hóa cơ hội thu hồi công nợ trong khuôn khổ pháp luật.
Xác minh thông tin pháp lý của công ty
Kiểm tra tư cách pháp nhân
Trước khi tiến hành đòi nợ, việc xác minh tư cách pháp lý của công ty là điều cần thiết để đảm bảo quyền đòi nợ được thực hiện đúng đối tượng và theo đúng thủ tục.
- Theo Điều 29 Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin pháp lý về doanh nghiệp như: mã số doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề kinh doanh, tình trạng hoạt động… được công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Việc xác định người đại diện theo pháp luật (theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020) giúp bạn gửi thông báo, thư đòi nợ hoặc khởi kiện đúng chủ thể có trách nhiệm pháp lý.
- Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, cần xác định đúng trụ sở chính hoặc nơi có tài sản để thuận tiện cho việc thu hồi nợ theo đúng nguyên tắc thẩm quyền trong Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
Thu thập thông tin tài chính
Xác minh năng lực tài chính giúp bạn đánh giá khả năng thanh toán và lựa chọn cách đòi nợ phù hợp (thương lượng, hòa giải hay khởi kiện).
- Có thể tra cứu báo cáo tài chính công khai của công ty cổ phần đại chúng trên trang của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hoặc Sở Giao dịch Chứng khoán.
- Đối với công ty không niêm yết, có thể thu thập thông tin từ đối tác, cơ quan thuế, ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc thuê dịch vụ thẩm định tín dụng doanh nghiệp.
- Trong quá trình tố tụng, bạn có thể đề nghị tòa án yêu cầu cung cấp sao kê tài khoản ngân hàng, báo cáo thuế, dữ liệu kế toán để xác minh khả năng trả nợ (theo Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).
Số liệu gần nhất: Theo báo cáo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (2024), có đến 15% doanh nghiệp phá sản do mất khả năng thanh toán nợ, gây thiệt hại nghiêm trọng cho các chủ nợ, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Kiểm tra và chuẩn bị giấy tờ chứng minh nợ
Đảm bảo tính hợp lệ của giấy tờ
Để đòi nợ hợp pháp và có khả năng thắng kiện khi tranh chấp xảy ra, người đòi nợ cần đảm bảo tất cả tài liệu, giấy tờ liên quan đều có giá trị pháp lý rõ ràng, cụ thể:
- Hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, biên bản đối chiếu công nợ, thư xác nhận nợ.
- Các tài liệu phải được lập theo đúng quy định tại Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015 về hình thức hợp đồng, và Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi 2024) về giá trị của tài liệu, chứng cứ.
- Giấy tờ cần có chữ ký của đại diện có thẩm quyền và con dấu của doanh nghiệp (nếu là pháp nhân). Trường hợp không có dấu, cần chứng minh thỏa thuận là hợp lệ và được thực hiện trên thực tế (ví dụ: có chứng từ giao hàng, chuyển khoản…).
Nếu giấy tờ bị lập thiếu thông tin hoặc không có xác nhận rõ ràng, tòa án có thể từ chối xem xét là chứng cứ.
Công chứng và lưu giữ giấy tờ
Để nâng cao hiệu lực pháp lý và tính thuyết phục của giấy tờ nợ, người đòi nợ nên:
- Công chứng hoặc chứng thực các hợp đồng vay, biên bản công nợ tại tổ chức hành nghề công chứng theo Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2023).
- Sao lưu đầy đủ bản giấy và bản mềm (scan, ảnh chụp rõ ràng) để phục vụ đàm phán, gửi thư đòi nợ hoặc khởi kiện.
- Trường hợp giao dịch qua email hoặc phần mềm kế toán, cần trích xuất toàn bộ chuỗi dữ liệu liên quan có thể truy vết được.
Lưu trữ hợp lý giúp đảm bảo chứng cứ không bị thất lạc hoặc bị nghi ngờ về tính xác thực, đồng thời tuân thủ nghĩa vụ cung cấp chứng cứ theo Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự.
📌 Số liệu gần nhất: Theo Tòa án Nhân dân TP. Hồ Chí Minh (năm 2024), 78% vụ kiện đòi nợ doanh nghiệp thành công là nhờ giấy tờ chứng minh nghĩa vụ nợ hợp lệ và đầy đủ ngay từ bước khởi kiện.
Gửi thư đòi nợ chính thức tới công ty
Soạn thảo thư đòi nợ
- Thư đòi nợ là một văn bản thể hiện yêu cầu thanh toán khoản tiền mà công ty đang nợ, dựa trên các căn cứ pháp lý cụ thể.
- Nội dung thư cần đảm bảo:
- Thông tin đầy đủ các bên: Tên, địa chỉ công ty nợ và bên chủ nợ;
- Chi tiết khoản nợ: Số tiền, thời điểm phát sinh, căn cứ hợp đồng hoặc chứng từ đi kèm (ví dụ: hợp đồng cung cấp dịch vụ, hóa đơn, biên bản nghiệm thu…);
- Trích dẫn căn cứ pháp lý: Điều 280, 285 và 351 Bộ luật Dân sự 2015 quy định nghĩa vụ trả nợ tiền và trách nhiệm khi không thực hiện đúng thời hạn.
- Phương thức gửi:
- Gửi bưu điện chuyển phát bảo đảm có xác nhận;
- Hoặc qua email chính thức của doanh nghiệp (có chữ ký số hoặc lưu vết chứng nhận gửi/nhận);
- Lưu giữ bản gốc thư và biên lai gửi để làm chứng cứ nộp kèm hồ sơ khởi kiện nếu cần (căn cứ Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).
Ví dụ trích đoạn thư:
“Căn cứ theo Hợp đồng dịch vụ số 05/HĐDV ngày 15/01/2024 và biên bản nghiệm thu ngày 15/03/2024, quý công ty còn nợ chúng tôi số tiền 150.000.000 đồng. Đề nghị quý công ty thanh toán trước ngày 10/07/2025 để tránh phát sinh hậu quả pháp lý không mong muốn.”
Đặt thời hạn và cảnh báo pháp lý
- Thời hạn thanh toán nên được đặt hợp lý:
- Từ 07 đến 15 ngày kể từ ngày gửi thư, tùy vào bản chất khoản nợ và thời gian đã trễ hạn;
- Nội dung cảnh báo pháp lý cần rõ ràng, đúng quy định:
- Nếu không thanh toán đúng hạn, bên nợ có thể bị kiện ra tòa;
- Yêu cầu bồi thường lãi suất quá hạn theo khoản 2 Điều 357 và Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015 (không vượt quá 20%/năm).
Lưu ý quan trọng:
- Không dùng từ ngữ đe dọa, xúc phạm danh dự, hoặc đe dọa sử dụng vũ lực, vì có thể bị xử lý hành chính hoặc hình sự (Điều 155, 133 Bộ luật Hình sự 2015);
- Chỉ sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, khách quan, thể hiện đúng tư cách pháp lý của bên chủ nợ.
Theo Báo Pháp luật TP.HCM (tháng 5/2025):
- Hơn 65% doanh nghiệp chấp nhận thanh toán sau khi nhận được thư đòi nợ chính thức nếu thư:
- Có căn cứ pháp lý rõ ràng;
- Được trình bày chuyên nghiệp;
- Gửi qua phương thức có chứng cứ xác nhận.
Cách đòi nợ công ty trên phương diện đàm phán trực tiếp
Trong nhiều trường hợp, việc khởi kiện ngay lập tức không phải là lựa chọn tối ưu. Thay vào đó, đàm phán trực tiếp với công ty nợ có thể giúp hai bên đạt được thỏa thuận nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và giữ được mối quan hệ hợp tác nếu còn mong muốn tiếp tục sau này.
Liên hệ người đại diện
Bước đầu tiên là xác định đúng người có thẩm quyền làm việc về khoản nợ:
- Liên hệ người đại diện theo pháp luật (ghi rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp);
- Trường hợp không thể tiếp xúc trực tiếp với người đại diện, có thể làm việc với kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính hoặc pháp chế nếu họ được ủy quyền.
Gợi ý: Khi gặp mặt, nên mang theo đầy đủ giấy tờ liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn, thư nhắc nợ… để tăng tính thuyết phục và làm căn cứ thuyết minh khoản nợ.
Đề xuất phương án thanh toán linh hoạt
Tùy tình hình tài chính của công ty nợ, bạn có thể:
- Gợi ý chia nhỏ khoản nợ để thanh toán theo đợt;
- Gia hạn thời gian thanh toán nhưng yêu cầu ghi nhận bằng văn bản;
- Trong một số trường hợp, chấp nhận thanh toán bằng tài sản, sản phẩm, dịch vụ nếu có giá trị tương đương và hai bên thỏa thuận được.
Quan trọng nhất, cần lập biên bản thỏa thuận đàm phán, trong đó:
- Nêu rõ nội dung thương lượng: khoản nợ, phương án thanh toán, thời gian, hình thức;
- Có chữ ký của người đại diện hợp pháp hai bên;
- Dẫn chiếu Điều 463 Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng vay tài sản để xác định nghĩa vụ trả nợ và căn cứ pháp lý rõ ràng.
Lưu ý: Biên bản này có giá trị như cam kết dân sự, có thể được dùng làm chứng cứ tại tòa nếu sau này phát sinh tranh chấp.
Sử dụng trọng tài hoặc hòa giải thương mại
Lựa chọn trọng tài thương mại
Khi phát sinh tranh chấp từ hợp đồng thương mại, doanh nghiệp có thể lựa chọn trọng tài thương mại thay vì đưa vụ việc ra tòa án.
Theo Luật Trọng tài thương mại 2010, điều kiện để giải quyết tranh chấp tại trọng tài bao gồm:
- Có thỏa thuận trọng tài rõ ràng trong hợp đồng (hoặc văn bản riêng).
- Tranh chấp phát sinh trong quan hệ thương mại, ví dụ: mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hợp tác đầu tư…
Ưu điểm của trọng tài thương mại:
- Thời gian giải quyết ngắn, linh hoạt về địa điểm và ngôn ngữ.
- Thủ tục bảo mật, giữ gìn uy tín cho doanh nghiệp.
- Phán quyết trọng tài có giá trị pháp lý như bản án của tòa án (Điều 61, Luật Trọng tài thương mại), có thể yêu cầu thi hành cưỡng chế nếu bên kia không tự nguyện thực hiện.
Các tổ chức uy tín thường được lựa chọn gồm: Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC), PIAC, TRACENT…
Hòa giải tại trung tâm thương mại
Bên cạnh trọng tài, hòa giải thương mại là phương thức được pháp luật công nhận nhằm giải quyết tranh chấp một cách mềm dẻo và tiết kiệm chi phí.
Theo Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hòa giải thương mại, các bên có thể:
- Liên hệ trung tâm hòa giải (như Trung tâm Hòa giải Việt Nam, Trung tâm VIAC…) để yêu cầu hỗ trợ giải quyết tranh chấp.
- Cử đại diện hợp pháp tham gia, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như: hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, thư yêu cầu thanh toán…
Lợi ích:
- Giữ gìn mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài.
- Nếu hòa giải thành, các bên có thể ký biên bản hòa giải, có thể yêu cầu tòa án công nhận (Điều 417 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015) để đảm bảo thi hành.
Theo Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) năm 2024: 80% vụ tranh chấp nợ giữa doanh nghiệp được giải quyết thành công thông qua trọng tài thương mại, đặc biệt là những vụ có giá trị lớn và cần giữ kín thông tin.
Khởi kiện công ty ra tòa án để đòi nợ
Khi nào nên khởi kiện
Việc khởi kiện công ty ra tòa nên được thực hiện khi doanh nghiệp không hợp tác trong việc thanh toán, cố tình trì hoãn nghĩa vụ hoặc có dấu hiệu lợi dụng mối quan hệ thương mại để chiếm đoạt tài sản, đặc biệt trong các trường hợp có hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận thanh toán cụ thể nhưng bên công ty vi phạm nghĩa vụ đã cam kết.
Nếu hành vi của doanh nghiệp thể hiện dấu hiệu gian dối, cố ý không trả nợ sau khi đã nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc tiền thanh toán, có thể bị xem xét dưới góc độ “lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản” theo Điều 175 Bộ luật Hình sự 2015.
Ngoài ra, người khởi kiện cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hợp lệ như hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ, thông báo thanh toán, và thông tin pháp nhân đầy đủ (mã số thuế, địa chỉ trụ sở…) để làm căn cứ khởi kiện và tăng khả năng thắng kiện.
Quy trình khởi kiện
Để khởi kiện công ty ra tòa án, cần thực hiện theo đúng trình tự được quy định tại Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 như sau:
- Soạn đơn khởi kiện theo mẫu, nêu rõ nội dung tranh chấp, yêu cầu khởi kiện và thông tin các bên.
- Nộp hồ sơ tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền, thông thường là nơi bị đơn (công ty nợ) đặt trụ sở chính (theo Điều 39 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015).
- Chuẩn bị hồ sơ chứng cứ gồm hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu, thông báo đòi nợ, thư từ trao đổi, xác nhận công nợ.
- Thuê luật sư để hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, đại diện tại tòa, đảm bảo quy trình tố tụng đúng pháp luật và bảo vệ quyền lợi tốt nhất.
Số liệu gần nhất: Theo thống kê của Tòa án Nhân dân TP. Hà Nội năm 2024, 73% vụ kiện đòi nợ doanh nghiệp đã thành công khi người khởi kiện có sự hỗ trợ của luật sư, cho thấy vai trò quan trọng của tư vấn pháp lý trong việc thu hồi công nợ một cách hiệu quả và đúng luật.
Đòi nợ công ty đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ xác minh thông tin pháp lý, kiểm tra giấy tờ, đến đàm phán, hòa giải, hoặc khởi kiện. Việc tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015, Luật Doanh nghiệp 2020, và các quy định liên quan giúp bạn bảo vệ quyền lợi mà không vi phạm pháp luật. Hãy tìm đến sự hỗ trợ pháp lý để tăng cơ hội thu hồi nợ hiệu quả.
Liên hệ ngay Xử Lý Nợ để đặt lịch tư vấn miễn phí và nhận hướng dẫn chi tiết từ luật sư chuyên nghiệp!
