Bạn đang đau đầu với các khoản nợ khó đòi từ khách hàng? Dù đã nhiều lần gọi điện, nhắn tin hay gửi email nhắc nhở nhưng đối tác vẫn chây ì, né tránh nghĩa vụ thanh toán? Thực tế, việc thu hồi công nợ đòi hỏi sự khéo léo, kiên nhẫn và đặc biệt là phải đúng pháp luật để tránh rủi ro pháp lý ngoài ý muốn.
Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn các cách đòi nợ khách hàng hiệu quả – từ gửi thư đòi nợ, thương lượng, hòa giải tại trung tâm cho đến khởi kiện hoặc sử dụng trọng tài thương mại. Tất cả đều được phân tích dựa trên các quy định mới nhất của Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), Nghị định 15/2020/NĐ-CP và Thông tư 01/2024/TT-BNV. Đừng ngần ngại, hãy đặt lịch tư vấn miễn phí tại Xử Lý Nợ để được luật sư đồng hành, hỗ trợ xử lý nhanh chóng và hợp pháp các vấn đề công nợ mà bạn đang gặp phải.
Hiểu biết quy định pháp luật về đòi nợ năm 2025
Quy định pháp luật liên quan
Theo Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi năm 2024), hoạt động đòi nợ là quyền hợp pháp của chủ nợ nhưng phải tuân thủ các nguyên tắc của giao dịch dân sự, đặc biệt là các điều khoản từ Điều 463 đến Điều 471 liên quan đến hợp đồng vay tài sản và nghĩa vụ trả nợ.
Đồng thời, Nghị định 15/2020/NĐ-CP quy định rõ các giới hạn trong việc nhắc nợ:
- Tối đa 5 lần/ngày;
- Trong khung giờ từ 7h đến 21h;
- Không được sử dụng lời lẽ đe dọa, xúc phạm danh dự hoặc làm nhục người nợ tiền.
Ngoài ra, theo Thông tư 01/2024/TT-BNV, mọi văn bản đòi nợ cần đảm bảo thể thức hành chính chuẩn: rõ ràng, lịch sự, có căn cứ pháp lý và phải có văn bản xác nhận khi gửi đến bên nợ.
Các hành vi vi phạm khi đòi nợ
Một số hành vi vi phạm pháp luật thường gặp trong quá trình đòi nợ có thể bị xử phạt hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, bao gồm:
- Đăng tải thông tin cá nhân người nợ lên mạng xã hội mà không được sự đồng ý có thể bị xử phạt hành chính từ 5–20 triệu đồng (theo Điều 102, Nghị định 15/2020/NĐ-CP).
- Dùng bạo lực, đe dọa tinh thần, xâm phạm thân thể hoặc nhân phẩm người nợ có thể bị truy cứu hình sự theo Điều 168 (Tội cưỡng đoạt tài sản) hoặc Điều 155 (Tội làm nhục người khác) của Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017).
Số liệu thực tiễn
Theo báo cáo của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2024), có tới 65% tranh chấp dân sự liên quan đến các khoản nợ bắt nguồn từ hành vi đòi nợ sai quy định pháp luật, khiến quá trình giải quyết kéo dài, ảnh hưởng quyền lợi cả hai bên.
Chuẩn bị trước khi đòi nợ
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng để thực hiện hiệu quả cách đòi nợ khách hàng này. Việc này giúp vừa giúp bạn tăng khả năng thu hồi công nợ, vừa tạp nền tảng pháp lý vững chắc trong trường hợp cần đưa vụ việc ra tòa.
Thu thập đầy đủ hồ sơ công nợ
Trước khi liên hệ với bên nợ, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu làm căn cứ chứng minh khoản nợ, bao gồm:
- Hợp đồng ký kết giữa hai bên
- Hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có)
- Biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bàn giao hàng hóa
- Tin nhắn, email xác nhận khoản nợ hoặc cam kết thanh toán
Theo Mẫu số 23-DS ban hành kèm theo Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP, các tài liệu này là chứng cứ quan trọng khi khởi kiện dân sự liên quan đến tranh chấp hợp đồng hoặc nghĩa vụ thanh toán.
Tìm hiểu thông tin khách hàng
Việc nắm rõ thông tin của khách nợ giúp bạn đánh giá khả năng thu hồi nợ và lựa chọn phương án xử lý phù hợp. Cần:
- Xác minh địa chỉ liên hệ hiện tại
- Kiểm tra tình hình tài chính, quy mô hoạt động và uy tín kinh doanh
- Nếu là doanh nghiệp: tra cứu mã số thuế, tình trạng hoạt động, người đại diện pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Dữ liệu thực tế
Theo Báo cáo năm 2025 của Công ty Luật Trí Nam, có đến 80% vụ đòi nợ thành công là nhờ chuẩn bị hồ sơ và thông tin đầy đủ trước khi liên hệ với bên nợ. Điều này cho thấy việc chuẩn bị tốt không chỉ giúp tăng tỷ lệ thành công mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí xử lý tranh chấp sau này.
Cách đòi nợ khách hàng bằng cách nhắn tin khéo léo
Sử dụng ngôn từ lịch sự, chuyên nghiệp
Lời nhắn đòi nợ nên được soạn thảo với giọng điệu nhẹ nhàng, thể hiện sự tôn trọng và thiện chí. Tránh dùng từ ngữ nặng nề, đe dọa hoặc xúc phạm vì có thể khiến đối phương phản ứng tiêu cực hoặc từ chối hợp tác.
Ví dụ mẫu:
“Kính gửi anh/chị [Tên], theo hợp đồng số [XXX], khoản nợ [số tiền] đã đến hạn thanh toán vào ngày [ngày]. Mong anh/chị sắp xếp thanh toán trước [ngày] để tránh phát sinh lãi chậm trả. Trân trọng cảm ơn anh/chị đã hợp tác.”
Cách trình bày rõ ràng, thể hiện tính chuyên nghiệp, đồng thời nhấn mạnh trách nhiệm thanh toán mà không gây áp lực thái quá.
Tần suất và thời điểm gửi tin
Để tránh gây khó chịu, bạn nên nhắn tin nhắc nợ với tần suất hợp lý và chọn khung giờ phù hợp:
- Tần suất: khoảng 2–3 ngày/lần nếu chưa nhận được phản hồi.
- Thời điểm lý tưởng:
- Buổi trưa: 12h–13h
- Buổi tối: 19h–21h
Những khung giờ này thường là thời điểm người nhận có thời gian rảnh để đọc và phản hồi tin nhắn.
Kênh liên lạc phù hợp
Tùy vào tính chất quan hệ và thỏa thuận trước đó, bạn có thể chọn kênh nhắn tin phù hợp để vừa đảm bảo hiệu quả, vừa có tính pháp lý:
- Email: chính thức, có thể lưu trữ làm bằng chứng.
- Zalo/Viber: phổ biến, nhanh chóng, dễ tạo cảm giác thân thiện.
- SMS: phù hợp khi cần nhắn gọn, trực tiếp, hoặc đối với người không sử dụng ứng dụng OTT.
Số liệu tham khảo: Theo thống kê từ Fchat.vn (2025):
- 70% khách hàng phản hồi tích cực khi nhận được tin nhắn nhắc nợ lịch sự, đúng thời điểm.
- Tỷ lệ thu hồi nợ có thể tăng đến 40% nếu biết cách nhắn tin khéo léo, nhấn mạnh thiện chí hợp tác thay vì gây căng thẳng.
Cách đòi nợ khách hàng hiệu quả bằng cách gọi điện
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại là công cụ phổ biến và tiết kiệm để nhắc nhở công nợ, nhưng hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng và cách ứng xử của người gọi.
- Giữ giọng điệu bình tĩnh, mạnh mẽ và dứt khoát: Không nên tỏ ra nóng giận hoặc đe dọa, nhưng cũng tránh thái độ quá nhẹ nhàng khiến người nợ xem nhẹ.
- Chuẩn bị kịch bản trước khi gọi: Ghi sẵn các ý chính gồm:
- Giới thiệu rõ ràng về bản thân và công ty.
- Xác định chính xác khoản nợ: số tiền, ngày đến hạn, căn cứ pháp lý.
- Đề nghị cụ thể về thời gian thanh toán.
Việc nói rõ số tiền và thời hạn giúp tránh hiểu nhầm và tạo áp lực tích cực.
Xử lý tình huống từ chối
Khi người nợ đưa ra lý do trì hoãn hoặc từ chối trả:
- Lắng nghe, nhưng không nhượng bộ quá dễ dàng.
- Phân tích lý do và bác bỏ hợp lý: Nếu lý do không chính đáng, nhấn mạnh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng.
- Yêu cầu cam kết cụ thể: Gợi ý phương án linh hoạt (trả góp, trả một phần) và yêu cầu xác nhận thời điểm trả.
- Ghi âm cuộc gọi (nếu được đồng ý theo pháp luật) để làm bằng chứng trong trường hợp cần khiếu nại, kiện tụng.
Số liệu gần nhất
Theo thống kê nội bộ từ Luật Vinh Tiền Lawyer (2025), có đến 60% các cuộc gọi đòi nợ thành công khi nhân viên thu hồi nợ được đào tạo kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống trước khi gọi.
Đề xuất giải pháp trả góp
Linh hoạt trong phương án thanh toán
Khi khách hàng gặp khó khăn về tài chính, việc chủ động đề xuất chia nhỏ khoản nợ thành các đợt trả góp hàng tháng có thể giúp tăng khả năng thu hồi công nợ mà vẫn giữ được quan hệ hợp tác.
Việc thể hiện thiện chí hỗ trợ từ phía chủ nợ không chỉ giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng mà còn khuyến khích họ chủ động hợp tác.
Ký kết thỏa thuận trả góp
Sau khi thống nhất phương án trả góp, cần lập văn bản thỏa thuận có giá trị pháp lý, với các nội dung chính:
- Tổng số tiền nợ và số tiền trả mỗi kỳ
- Thời hạn và lịch trình thanh toán cụ thể
- Biện pháp xử lý nếu bên nợ vi phạm thỏa thuận
Văn bản cần có chữ ký của đại diện hợp pháp hai bên để đảm bảo ràng buộc pháp lý.
Số liệu thực tiễn: Theo báo cáo của Sapo.vn (2024), có đến 55% khách hàng đồng ý trả nợ khi được đề xuất phương án trả góp. Nhờ đó, doanh nghiệp thu hồi được 75% tổng nợ trong vòng 6 tháng – một giải pháp vừa hiệu quả vừa giữ được mối quan hệ với khách hàng.
Khởi kiện đòi nợ: Giải pháp cuối cùng
Khi nào nên khởi kiện?
Khởi kiện là biện pháp pháp lý cuối cùng khi tất cả nỗ lực đàm phán, thương lượng hoặc gửi thư đòi nợ đều không có hiệu quả. Doanh nghiệp, cá nhân nên xem xét khởi kiện khi:
- Bên nợ cố tình trốn tránh, không hợp tác, hoặc có dấu hiệu tẩu tán tài sản.
- Các giấy tờ như hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ đều đã được chuẩn bị đầy đủ.
- Thời hiệu khởi kiện (03 năm kể từ ngày quyền lợi bị xâm phạm) vẫn còn hiệu lực theo Bộ luật tố tụng dân sự 2015.
Người khởi kiện cần chuẩn bị đơn khởi kiện theo Mẫu số 23-DS (ban hành kèm theo Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP), cùng với hồ sơ đính kèm gồm:
- Bản sao hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận
- Các thư nhắc nợ, email trao đổi
- Giấy xác nhận công nợ (nếu có)
- Chứng minh nhân dân/giấy phép đăng ký doanh nghiệp
Quy trình khởi kiện
- Nộp đơn tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền, căn cứ theo nơi cư trú hoặc trụ sở của bị đơn.
- Sau khi thụ lý, tòa án sẽ tiến hành hòa giải. Nếu hòa giải không thành, vụ án sẽ được đưa ra xét xử.
- Nếu thắng kiện, người khởi kiện có quyền yêu cầu cơ quan thi hành án cưỡng chế tài sản hoặc phong tỏa tài khoản để thu hồi khoản nợ.
Số liệu gần nhất: Theo thống kê năm 2025 từ Luật Trí Nam, 85% vụ khởi kiện đòi nợ có hồ sơ đầy đủ được giải quyết trong vòng 3–6 tháng, với tỷ lệ thu hồi nợ thành công lên đến 90%. Điều này cho thấy, nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn thời điểm thích hợp, khởi kiện là giải pháp hiệu quả để thu hồi nợ.
Cách đòi nợ khách hàng là một nghệ thuật đòi hỏi sự khéo léo, kiên nhẫn, và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Từ việc chuẩn bị hồ sơ, nhắn tin, gọi điện, đến đề xuất trả góp hoặc khởi kiện, mỗi bước đều cần được thực hiện chuyên nghiệp để đạt hiệu quả cao nhất. Hãy để Xử Lý Nợ đồng hành cùng bạn, cung cấp giải pháp thu hồi nợ hợp pháp và nhanh chóng. Đặt lịch tư vấn miễn phí ngay hôm nay tại Xử Lý Nợ để bảo vệ quyền lợi của bạn!
