Bạn đang gặp khó khăn trong việc đòi nợ mà vẫn muốn duy trì mối quan hệ với khách hàng? Trong môi trường kinh doanh, việc chậm thanh toán hoặc không thanh toán đúng hạn là vấn đề phổ biến, nhưng nếu xử lý không khéo có thể dẫn đến mất uy tín hoặc đổ vỡ hợp tác. Vì vậy, lựa chọn các cách đòi nợ khéo léo, tinh tế và đúng pháp luật là giải pháp an toàn, bền vững cho doanh nghiệp và cá nhân.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu và áp dụng hiệu quả các phương án đòi nợ hợp pháp – từ thương lượng, hòa giải đến các biện pháp pháp lý mạnh hơn như gửi thư yêu cầu, khởi kiện hoặc yêu cầu trọng tài. Tất cả được trình bày theo đúng quy định của Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), Nghị định 15/2020/NĐ-CP và Thông tư 01/2024/TT-BNV. Đặt lịch tư vấn miễn phí tại Xử Lý Nợ để được luật sư hỗ trợ xử lý công nợ một cách chuyên nghiệp và phù hợp với từng tình huống cụ thể.
Hiểu quy định pháp luật về đòi nợ khéo léo
Quy định pháp luật liên quan
Pháp luật Việt Nam cho phép chủ nợ thực hiện quyền đòi nợ, nhưng đồng thời cũng đặt ra những giới hạn rõ ràng để bảo vệ quyền và danh dự của bên vay. Cụ thể:
- Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi bổ sung 2017) quy định từ Điều 463 đến Điều 471 về hợp đồng vay tài sản, trong đó nhấn mạnh quyền đòi nợ hợp pháp của chủ nợ phải gắn liền với nghĩa vụ tôn trọng quyền nhân thân và tài sản của bên vay.
- Nghị định 15/2020/NĐ-CP quy định hoạt động nhắc nợ không được thực hiện quá 5 lần/ngày, giới hạn trong khung giờ 7h – 21h, đồng thời cấm các hành vi đe dọa, xúc phạm danh dự, nhân phẩm người nợ.
- Theo Thông tư 01/2024/TT-BNV, các văn bản thông báo đòi nợ phải sử dụng ngôn ngữ đúng mực, lịch sự, và tuân thủ thể thức văn bản hành chính. Việc dùng từ ngữ thô bạo hoặc thiếu cơ sở pháp lý có thể bị xem là hành vi vi phạm.
Hành vi vi phạm khi đòi nợ
Một số hành vi thường bị xử phạt hoặc có nguy cơ phát sinh tranh chấp dân sự nếu chủ nợ không đòi nợ đúng cách:
- Công khai thông tin nợ lên mạng xã hội, gửi email hàng loạt hoặc bêu xấu người nợ khi chưa có sự đồng ý có thể bị xử phạt từ 5 đến 20 triệu đồng (theo Điều 102, Nghị định 15/2020/NĐ-CP).
- Gây áp lực tinh thần, sử dụng lời lẽ không phù hợp như đe dọa, miệt thị hay xúc phạm có thể không chỉ làm mất cơ hội thương lượng mà còn dẫn đến tranh chấp hoặc bị kiện ngược về danh dự, nhân phẩm.
Số liệu thực tế
Theo thống kê từ Viện Nghiên cứu Pháp luật và Kinh tế (2024), có đến 70% các trường hợp đòi nợ thất bại do chủ nợ sử dụng ngôn từ không phù hợp, thiếu căn cứ pháp lý hoặc không tuân thủ quy trình đòi nợ đúng luật, dẫn đến phản ứng tiêu cực từ người nợ hoặc kiện tụng kéo dài.
Chuẩn bị hồ sơ trước khi nhắc nợ
Trước khi tiến hành nhắc nợ, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt, giúp tăng khả năng thu hồi công nợ và tạo cơ sở pháp lý nếu cần xử lý tranh chấp sau này.
Thu thập đầy đủ chứng từ công nợ
Hãy sưu tầm và sắp xếp đầy đủ các tài liệu liên quan đến khoản nợ, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giao nhận hàng hóa
- Email hoặc tin nhắn xác nhận khoản nợ và cam kết thanh toán
Theo Mẫu số 23-DS ban hành kèm theo Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán TANDTC, các tài liệu này là chứng cứ pháp lý quan trọng nếu bạn muốn khởi kiện để đòi nợ thông qua tòa án.
Nghiên cứu thông tin khách hàng
Việc nắm bắt thông tin đầy đủ về khách hàng giúp bạn chủ động trong phương án nhắc nợ và đánh giá khả năng thanh toán. Cần thực hiện:
- Xác minh địa chỉ, số điện thoại liên hệ chính xác
- Đánh giá sơ bộ khả năng tài chính và thiện chí hợp tác
- Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp, hãy kiểm tra mã số thuế, người đại diện pháp luật và tình trạng hoạt động tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Cách đòi nợ khéo léo qua tin nhắn
Sử dụng ngôn ngữ tinh tế, lịch sự
Nhắn tin nhắc nợ không nên mang tính chất đe dọa hay gây áp lực. Thay vào đó, cần dùng lời lẽ nhẹ nhàng, thể hiện sự tôn trọng và thiện chí hợp tác.
Cách diễn đạt này giúp truyền tải thông tin rõ ràng, chuyên nghiệp mà vẫn giữ được sự nhã nhặn trong giao tiếp.
Lựa chọn thời điểm và tần suất gửi tin
Để tối ưu hiệu quả, bạn nên chú ý đến khung giờ gửi tin và tần suất nhắc nhở:
- Thời điểm phù hợp:
- Giờ hành chính: từ 9h–11h hoặc 14h–16h
- Buổi tối: từ 19h–20h
Đây là khoảng thời gian người nhận thường có điều kiện xem và xử lý tin nhắn.
- Tần suất gửi:
- Tối đa 2–3 lần mỗi tuần
- Nên giãn cách hợp lý giữa các lần gửi để tránh làm phiền và giữ thiện cảm từ khách hàng.
Tránh gây áp lực, giữ mối quan hệ lâu dài
Việc nhắc nợ không chỉ nhằm thu hồi tiền mà còn duy trì quan hệ đối tác. Do đó, cần hạn chế dùng các cụm từ như “buộc phải”, “nếu không sẽ bị xử lý”, “chúng tôi sẽ tiến hành biện pháp pháp lý”… nếu chưa đến bước cuối cùng.
Theo báo cáo của Zalo Business (2025):
- 65% khách hàng phản hồi tích cực với tin nhắn nhắc nợ sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tinh tế.
- Nhờ đó, tỷ lệ thu hồi nợ có thể tăng đến 35%, đặc biệt với các khoản nợ ngắn hạn và khách hàng doanh nghiệp nhỏ.
Gọi điện đòi nợ một cách chuyên nghiệp
Chuẩn bị kịch bản giao tiếp
Một cuộc gọi đòi nợ hiệu quả bắt đầu từ việc chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung trao đổi. Người gọi cần thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự nhưng vẫn rõ ràng và kiên quyết trong thông điệp.
- Giới thiệu bản thân rõ ràng: Nêu họ tên, chức vụ (nếu cần) và tên công ty.
- Trình bày mục đích cuộc gọi: Thông báo khoản nợ, thời điểm đến hạn và yêu cầu thanh toán.
- Đề xuất thời gian cụ thể để người nợ chủ động sắp xếp.
Việc sử dụng ngôn từ lịch sự nhưng dứt khoát sẽ giúp giữ mối quan hệ mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
Xử lý tình huống từ chối khéo léo
Khi người nợ không thể thanh toán ngay hoặc viện dẫn lý do:
- Lắng nghe để nắm rõ tình hình thực tế.
- Giữ giọng điệu kiềm chế, tránh tranh cãi hoặc gây áp lực thái quá.
- Đề xuất giải pháp linh hoạt: Có thể gợi ý trả góp, thanh toán một phần, hoặc cam kết bằng văn bản về thời điểm thanh toán cụ thể.
- Ghi âm cuộc gọi (nếu được đồng ý) để đảm bảo có chứng cứ pháp lý trong trường hợp tranh chấp sau này.
Số liệu gần nhất: Theo thống kê từ Luật Sư Việt Nam Online (2025), có đến 55% các cuộc gọi đòi nợ thành công khi nhân viên sử dụng giọng điệu thân thiện và kịch bản được chuẩn bị trước.
Đề xuất phương án thanh toán linh hoạt
Gợi ý trả góp
Khi khách hàng gặp khó khăn trong việc thanh toán một lần, việc đề xuất phương án trả góp là giải pháp hiệu quả giúp giảm áp lực tài chính, đồng thời tăng khả năng thu hồi nợ cho doanh nghiệp.
Việc đưa ra đề xuất mang tính hợp tác sẽ tạo thiện chí, góp phần duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Soạn thảo thỏa thuận trả góp
Sau khi đạt được thống nhất, cần lập văn bản thỏa thuận trả góp có giá trị pháp lý rõ ràng, bao gồm:
- Lịch thanh toán cụ thể theo từng đợt
- Mức tiền trả ở mỗi đợt và tổng giá trị khoản nợ
- Hậu quả pháp lý nếu khách hàng không thực hiện đúng cam kết
Thỏa thuận cần được ký bởi cả hai bên và nên được tham chiếu hoặc soạn thảo tuân thủ quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi 2024) để đảm bảo giá trị pháp lý.
Số liệu thực tiễn: Theo thống kê từ Công ty Tài chính FE Credit (2024), 60% khách hàng đồng ý trả nợ khi được đề xuất phương án trả góp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thu hồi được 70% tổng khoản nợ chỉ trong vòng 9 tháng, cho thấy hiệu quả thiết thực của giải pháp linh hoạt này.
Khởi kiện khi mọi cách đòi nợ thất bại
Khi các biện pháp mềm mỏng như gọi điện, gửi thư nhắc nợ, thương lượng trực tiếp hay nhờ trọng tài hòa giải đều không đạt kết quả, khởi kiện là lựa chọn cuối cùng để bảo vệ quyền lợi của chủ nợ. Tuy nhiên, quyết định này cần được cân nhắc kỹ lưỡng, có sự chuẩn bị đầy đủ về chứng cứ và hiểu rõ quy trình tố tụng.
Khi nào nên khởi kiện?
Chủ nợ nên cân nhắc khởi kiện khi rơi vào một trong các tình huống sau:
- Khách hàng không hợp tác, phớt lờ hoặc từ chối thanh toán dù đã được nhắc nhở nhiều lần bằng văn bản hoặc điện thoại.
- Thời hạn thanh toán đã quá lâu, có dấu hiệu trốn tránh trách nhiệm hoặc tẩu tán tài sản.
- Đã sử dụng các biện pháp khác như hòa giải, thương lượng, gửi thư đòi nợ chính thức nhưng không đem lại kết quả.
- Đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng cứ pháp lý cần thiết để nộp cho tòa án.
Trước khi khởi kiện, cần soạn thảo đơn khởi kiện theo Mẫu số 23-DS (ban hành kèm Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP) và chuẩn bị các tài liệu liên quan như:
- Hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao hàng/giao dịch
- Thư điện tử, tin nhắn, biên bản đối chiếu công nợ
- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của nguyên đơn và bị đơn
- Các chứng cứ thể hiện đã nhắc nợ nhiều lần nhưng không có phản hồi
Quy trình khởi kiện đòi nợ
Nộp đơn tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền, theo quy định tại Điều 39 Bộ luật tố tụng dân sự 2015:
- Trường hợp phổ biến là nộp tại tòa án nơi cư trú hoặc nơi đặt trụ sở của bị đơn.
- Nếu hợp đồng có điều khoản thỏa thuận về nơi giải quyết tranh chấp, có thể áp dụng theo thỏa thuận.
Tòa án thụ lý đơn và tiến hành các bước hòa giải, xét xử:
- Trong quá trình xét xử, các bên có thể tiếp tục hòa giải.
- Nếu hòa giải không thành, tòa sẽ mở phiên tòa sơ thẩm để xét xử vụ việc.
Thi hành án:
o Sau khi có bản án hoặc quyết định có hiệu lực pháp luật, người thắng kiện có thể yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự cưỡng chế thi hành nếu bên thua kiện không tự nguyện thực hiện nghĩa vụ trả nợ.
Số liệu gần nhất: Theo báo cáo từ Tòa án Nhân dân Tối cao (2025):
- 80% vụ kiện đòi nợ có hồ sơ hợp lệ được giải quyết trong vòng 4–7 tháng.
- Tỷ lệ thu hồi nợ sau thi hành án đạt khoảng 85%, cho thấy hiệu quả thực tế của việc sử dụng biện pháp tố tụng khi được chuẩn bị bài bản và đúng quy trình.
Cách đòi nợ khéo léo không chỉ giúp bạn thu hồi được khoản nợ mà còn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Từ việc chuẩn bị hồ sơ, sử dụng tin nhắn và cuộc gọi tinh tế, đến đề xuất trả góp hay khởi kiện, mỗi bước đều cần sự cẩn trọng và tuân thủ pháp luật. Hãy để Xử Lý Nợ hỗ trợ bạn với giải pháp đòi nợ hiệu quả và hợp pháp. Đặt lịch tư vấn miễn phí ngay hôm nay tại Xử Lý Nợ để bảo vệ quyền lợi của bạn!
