Bạn đang gặp vướng mắc trong việc xử lý công nợ giữa các bên và chưa biết nên bắt đầu từ đâu để đảm bảo đúng pháp luật? Những khoản nợ chồng chéo, khó đối chiếu có thể gây ảnh hưởng lớn đến dòng tiền và quan hệ hợp tác nếu không được xử lý khéo léo. Hợp đồng cấn trừ công nợ là một trong những giải pháp hiệu quả, minh bạch và được pháp luật công nhận – nhưng cần được soạn thảo cẩn trọng, chính xác.
Bài viết dưới đây do đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Luật Thiên Mã biên soạn, dựa trên các quy định pháp lý như Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 và Nghị định 21/2021/NĐ-CP. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hợp đồng cấn trừ công nợ một cách hợp pháp, tối ưu hóa lợi ích và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Đặt lịch tư vấn miễn phí ngay hôm nay để được hỗ trợ chuyên sâu và kịp thời.
Hợp đồng cấn trừ công nợ là gì?
1.1. Khái niệm cấn trừ công nợ
Cấn trừ công nợ là hình thức thanh toán công nợ giữa các bên khi cùng tồn tại nghĩa vụ tài chính đối ứng. Thay vì mỗi bên thực hiện riêng nghĩa vụ trả nợ, hai bên thỏa thuận sử dụng phần nghĩa vụ của bên này để bù trừ cho nghĩa vụ của bên kia.
Ví dụ: Doanh nghiệp A nợ Doanh nghiệp B 500 triệu đồng, đồng thời Doanh nghiệp B cũng đang nợ Doanh nghiệp A 300 triệu đồng. Hai bên có thể cấn trừ để Doanh nghiệp A chỉ còn phải thanh toán 200 triệu đồng.
Hợp đồng cấn trừ công nợ thường được lập bằng văn bản, thể hiện sự đồng thuận của hai bên về:
- Số tiền/giá trị hàng hóa được cấn trừ;
- Thời điểm cấn trừ;
- Nghĩa vụ còn lại (nếu có);
- Trách nhiệm trong trường hợp nghĩa vụ không được thực hiện đầy đủ.
1.2. Cơ sở pháp lý của cấn trừ công nợ
Việc cấn trừ công nợ được pháp luật công nhận nếu đáp ứng các điều kiện nhất định. Cơ sở pháp lý bao gồm:
- Điều 409 và Điều 512 Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về thực hiện nghĩa vụ và bù trừ nghĩa vụ nếu:
- Các nghĩa vụ là cùng loại (tiền, hàng hóa…);
- Cùng thời điểm đến hạn hoặc đến hạn thực hiện;
- Không có thỏa thuận hoặc quy định pháp luật cấm bù trừ;
- Việc cấn trừ phải dựa trên thỏa thuận rõ ràng, minh bạch.
- Điều 24 Luật Thương mại 2005: Cho phép doanh nghiệp cấn trừ nghĩa vụ thanh toán trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Nghị định 21/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn về các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, trong đó có cấn trừ công nợ như một phương thức đảm bảo tài chính hợp pháp.
Số liệu thực tế
Theo thống kê từ Tòa án Nhân dân Tối cao, trong năm 2024:
- Khoảng 30% các tranh chấp thương mại được xử lý thông qua thỏa thuận cấn trừ công nợ;
- Giải pháp này giúp giảm áp lực cho hệ thống tư pháp, đồng thời tăng hiệu quả thu hồi công nợ cho doanh nghiệp;
- Cấn trừ công nợ được áp dụng nhiều trong lĩnh vực xây dựng, logistics, phân phối và sản xuất.
Lợi ích của hợp đồng cấn trừ công nợ
Hợp đồng cấn trừ công nợ là giải pháp phổ biến trong hoạt động thương mại, kế toán và xử lý công nợ giữa các doanh nghiệp. Việc thiết lập hợp đồng cấn trừ mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt trong bối cảnh các bên có quan hệ giao dịch qua lại hoặc đang gặp khó khăn tài chính.
2.1. Giảm thiểu chi phí và thời gian
- Tiết kiệm chi phí tài chính: Thay vì mỗi bên phải thực hiện thanh toán riêng lẻ cho khoản công nợ của mình, các bên có thể cấn trừ phần nợ tương ứng, từ đó giảm phí chuyển khoản, chi phí ngân hàng và các chi phí phát sinh khác.
- Tăng tốc độ xử lý: Việc cấn trừ được ghi nhận trong cùng một biên bản hoặc hợp đồng thay vì nhiều chứng từ riêng lẻ, giúp rút ngắn quy trình kế toán và thanh toán.
- Đơn giản hóa thủ tục nội bộ: Cấn trừ giúp các bộ phận tài chính – kế toán của doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và đối chiếu công nợ, đặc biệt khi có nhiều giao dịch phát sinh trong kỳ.
2.2. Giải quyết tranh chấp hiệu quả
- Ngăn ngừa phát sinh kiện tụng: Hợp đồng cấn trừ ghi nhận rõ nghĩa vụ, thời điểm và giá trị công nợ được khấu trừ giữa các bên. Điều này tránh hiểu lầm và mâu thuẫn, từ đó giảm nguy cơ bị kiện tụng hoặc khiếu nại sau này.
- Tăng tính minh bạch và ràng buộc pháp lý: Khi có thỏa thuận cấn trừ được lập thành văn bản với chữ ký đầy đủ, các bên có căn cứ rõ ràng để bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp.
- Bảo vệ quan hệ hợp tác lâu dài: Việc chủ động giải quyết công nợ thông qua cấn trừ thể hiện thiện chí thương lượng, góp phần giữ gìn mối quan hệ kinh doanh bền vững giữa các đối tác.
Nội dung cơ bản của hợp đồng cấn trừ công nợ
Hợp đồng cấn trừ công nợ là văn bản pháp lý nhằm ghi nhận sự thỏa thuận giữa các bên về việc bù trừ nghĩa vụ tài chính lẫn nhau, giảm thiểu rủi ro và tránh tranh chấp. Một hợp đồng cấn trừ hợp lệ cần đảm bảo các nội dung cơ bản sau:
3.1. Thông tin các bên tham gia
- Ghi rõ thông tin pháp lý đầy đủ của các bên liên quan, bao gồm:
- Tên tổ chức/cá nhân;
- Địa chỉ trụ sở/địa chỉ cư trú;
- Mã số thuế (nếu có);
- Người đại diện theo pháp luật hoặc ủy quyền;
- Mục đích: Xác định chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý và tránh tranh chấp danh tính trong quá trình thực hiện hợp đồng.
3.2. Điều khoản bù trừ công nợ
- Xác định rõ giá trị công nợ của từng bên, dựa trên các hóa đơn, hợp đồng hoặc biên bản đối chiếu;
- Ghi nhận cụ thể khoản tiền được cấn trừ lẫn nhau và số dư còn lại nếu chưa bù trừ hết;
- Thỏa thuận thời điểm và phương thức thực hiện cấn trừ, đảm bảo phù hợp với Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015, theo đó việc cấn trừ chỉ được thực hiện khi:
- Hai bên cùng là chủ nợ và con nợ của nhau;
- Các nghĩa vụ có thể thực hiện được và cùng loại tài sản;
- Có thể bổ sung cam kết về việc không phát sinh khiếu nại sau khi cấn trừ.
3.3. Các điều khoản khác
- Giải quyết tranh chấp: Ưu tiên thương lượng, hòa giải, nếu không thành thì đưa ra cơ quan tài phán có thẩm quyền (ví dụ: Tòa án hoặc Trọng tài);
- Hiệu lực hợp đồng: Thời điểm bắt đầu có hiệu lực, thời hạn thực hiện cấn trừ;
- Cam kết bảo mật: Các bên cam kết không tiết lộ thông tin tài chính, công nợ liên quan đến hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu;
- Chữ ký và đóng dấu (nếu có) của các bên để hợp đồng có giá trị thi hành.
Quy trình soạn thảo và ký kết hợp đồng cấn trừ công nợ
Hợp đồng cấn trừ công nợ là văn bản pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận giữa các bên về việc dùng nghĩa vụ thanh toán của một bên để bù trừ nghĩa vụ của bên kia. Quy trình này cần tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo hiệu lực pháp lý và tránh tranh chấp.
4.1. Thu thập thông tin công nợ
Các bên cần:
- Cung cấp đầy đủ chứng từ: hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán, biên bản giao hàng, biên bản đối chiếu công nợ…
- Rà soát công nợ hai chiều để xác định số tiền cấn trừ chính xác.
Lưu ý: Việc thu thập chứng từ đầy đủ giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh cãi sau này về số liệu công nợ.
4.2. Thỏa thuận và ký kết hợp đồng
- Hai bên thống nhất các điều khoản chính như: số tiền cấn trừ, thời điểm cấn trừ, nghĩa vụ còn lại (nếu có), phương thức xử lý nếu phát sinh chênh lệch.
- Tiến hành lập hợp đồng cấn trừ công nợ theo đúng quy định pháp luật.
- Ký kết hợp đồng và công chứng (nếu cần), đặc biệt trong trường hợp:
- Cấn trừ có liên quan đến tài sản bảo đảm;
- Cấn trừ giữa nhiều bên có quyền lợi chồng chéo.
Căn cứ pháp lý: Điều 23 Nghị định 21/2021/NĐ-CP – quy định về hiệu lực đối kháng với bên thứ ba trong giao dịch dân sự, nên công chứng có thể cần thiết để nâng cao giá trị pháp lý.
4.3. Thực hiện cấn trừ công nợ
Sau khi ký kết:
- Các bên thực hiện việc bù trừ trên hệ thống kế toán và lập biên bản xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ.
- Điều chỉnh số dư công nợ còn lại (nếu có) hoặc ghi nhận chấm dứt nghĩa vụ thanh toán tương ứng.
Số liệu thực tế: Theo Cục Thuế Việt Nam, trong năm 2024, hơn 40% doanh nghiệp sử dụng hợp đồng cấn trừ công nợ để tối ưu hóa quản lý tài chính, trong đó phần lớn được soạn thảo với sự hỗ trợ của luật sư và kế toán chuyên nghiệp, giúp giảm rủi ro pháp lý và tăng hiệu quả kiểm soát dòng tiền.
Những lưu ý khi soạn thảo hợp đồng cấn trừ công nợ
Hợp đồng cấn trừ công nợ là văn bản pháp lý ghi nhận việc các bên thống nhất cấn trừ nghĩa vụ thanh toán thay vì thực hiện bằng tiền mặt. Để đảm bảo hiệu lực và tránh tranh chấp, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố sau:
5.1. Đảm bảo tính hợp pháp của công nợ
Theo Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự chỉ có hiệu lực khi được xác lập đúng pháp luật. Do đó:
- Các khoản công nợ phải dựa trên hợp đồng, biên bản giao hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hoặc tài liệu xác nhận công nợ đã được ký kết.
- Không cấn trừ công nợ từ các giao dịch miệng, không có chứng cứ rõ ràng, để tránh bị vô hiệu hoặc bị một bên phản đối về sau.
5.2. Xác định rõ thời hạn và giá trị bù trừ
Đây là nội dung cốt lõi cần làm rõ trong hợp đồng:
- Thời điểm cấn trừ: Ngày cụ thể hai bên đồng ý cấn trừ nghĩa vụ.
- Giá trị công nợ: Ghi rõ số tiền từng bên phải thanh toán và số tiền được cấn trừ.
- Chênh lệch (nếu có): Nếu công nợ không bằng nhau, cần nêu rõ bên nào phải thanh toán phần chênh còn lại.
Việc xác định rõ giúp tránh tranh cãi về sau, đặc biệt trong trường hợp bị kiểm toán hoặc kiểm tra thuế.
5.3. Tham khảo ý kiến luật sư
Hợp đồng cấn trừ tuy đơn giản nhưng có thể tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu không soạn đúng quy định. Theo Nghị định 21/2021/NĐ-CP, việc bảo đảm nghĩa vụ dân sự cần tuân thủ đúng hình thức và nội dung pháp luật.
- Luật sư sẽ hỗ trợ kiểm tra tính hợp pháp của tài liệu, nội dung hợp đồng và tư vấn cách thức thực hiện đúng quy định.
- Đồng thời, hỗ trợ xử lý nếu sau này xảy ra tranh chấp, thanh tra, kiểm toán hoặc bị cơ quan thuế bác bỏ khoản cấn trừ.
Phụ lục hợp đồng cấn trừ công nợ
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên có thể phát sinh nhu cầu điều chỉnh hoặc bổ sung nghĩa vụ thanh toán bằng cách cấn trừ công nợ. Việc lập phụ lục hợp đồng cấn trừ giúp minh bạch hóa nghĩa vụ tài chính và phòng tránh tranh chấp sau này.
6.1. Vai trò của phụ lục hợp đồng
Phụ lục hợp đồng cấn trừ công nợ có vai trò:
- Là căn cứ pháp lý ghi nhận sự thay đổi hoặc bổ sung nghĩa vụ tài chính so với hợp đồng chính.
- Xác định cụ thể số tiền nợ phải cấn trừ, thời hạn thực hiện, chứng từ chứng minh và các điều kiện phát sinh cấn trừ.
- Tăng tính minh bạch và đảm bảo đồng thuận giữa các bên.
6.2. Nội dung của phụ lục hợp đồng
Một phụ lục hợp đồng cấn trừ công nợ đầy đủ và hợp lệ thường bao gồm:
- Thông tin cụ thể về các khoản công nợ phát sinh cần được cấn trừ (số tiền, đối tượng, ngày phát sinh…).
- Thỏa thuận điều chỉnh giá trị nghĩa vụ thanh toán giữa các bên (ví dụ: thanh toán bằng hàng hóa, dịch vụ hoặc tiền mặt).
- Cam kết và xác nhận của các bên về việc đồng ý cấn trừ công nợ và không còn tranh chấp liên quan đến phần nghĩa vụ đã cấn trừ.
- Chữ ký, con dấu (nếu có) của các bên, đảm bảo hiệu lực theo quy định tại Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015.
6.3. Quy trình lập phụ lục hợp đồng
Để phụ lục cấn trừ công nợ có hiệu lực pháp lý, cần thực hiện các bước sau:
- Soạn thảo phụ lục bằng văn bản nêu rõ mục đích cấn trừ, nội dung và phạm vi áp dụng.
- Đối chiếu, xác nhận các khoản công nợ liên quan bằng hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ, bảng kê…
- Tổ chức ký kết phụ lục, với đầy đủ chữ ký của người đại diện hợp pháp của các bên.
- Lưu trữ phụ lục cùng với hợp đồng gốc, để làm căn cứ trong các giao dịch tiếp theo hoặc khi phát sinh tranh chấp.
Hợp đồng cấn trừ công nợ là giải pháp pháp lý hiệu quả để xử lý công nợ giữa các bên, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, và tránh tranh chấp. Tuy nhiên, để đảm bảo hợp đồng hợp pháp và bảo vệ quyền lợi, bạn cần sự hỗ trợ từ luật sư chuyên nghiệp. Luật Thiên Mã cam kết đồng hành cùng bạn, cung cấp dịch vụ tư vấn và soạn thảo hợp đồng cấn trừ công nợ chuẩn pháp lý theo Nghị định 21/2021/NĐ-CP. Liên hệ ngay để được hỗ trợ!
