Bạn đang đau đầu vì cách làm công nợ phải thu phải trả? Việc quản lý công nợ không hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp mất cân đối dòng tiền, chậm thu hồi vốn và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến đổ vỡ tài chính, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hãy đặt lịch tư vấn miễn phí tại Xử lý nợ để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm đồng hành. Tác giả bài viết là các chuyên gia am hiểu pháp luật về công nợ theo Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 và quy định kế toán tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách làm công nợ phải thu – phải trả một cách bài bản, giúp tối ưu hóa dòng tiền, nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và phòng tránh các tranh chấp không đáng có.
Hiểu rõ khái niệm công nợ phải thu và phải trả
Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh công nợ là điều không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp cần hiểu rõ và quản lý tốt các khoản công nợ phải thu và công nợ phải trả để đảm bảo sự ổn định tài chính và tránh rủi ro thanh khoản.
1.1. Công nợ phải thu là gì?
Công nợ phải thu là các khoản tiền mà khách hàng hoặc đối tác còn nợ doanh nghiệp do đã mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ nhưng chưa thanh toán.
- Đây là quyền yêu cầu thanh toán của doanh nghiệp, được xác lập theo Điều 463 Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng mua bán tài sản.
- Trong kế toán, công nợ phải thu được phản ánh ở tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
1.2. Công nợ phải trả là gì?
Ngược lại, công nợ phải trả là các khoản tiền mà doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp, đối tác do đã nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán.
- Đây là nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp và thường được ghi nhận tại tài khoản 331 – Phải trả cho người bán trong hệ thống kế toán.
1.3. Tầm quan trọng của quản lý công nợ
Việc kiểm soát tốt công nợ mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Đảm bảo dòng tiền ổn định, tránh bị thiếu hụt vốn lưu động gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.
- Hạn chế rủi ro pháp lý liên quan đến nợ quá hạn, giảm khả năng phát sinh tranh chấp hoặc bị khởi kiện.
Dẫn chứng thực tế: Theo Báo cáo của Bộ Tài chính năm 2024, có tới 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam gặp khó khăn về dòng tiền do chưa thiết lập quy trình quản lý công nợ hiệu quả.
Quy trình cách làm công nợ phải thu phải trả
2.1. Thiết lập hồ sơ công nợ:
Việc quản lý công nợ hiệu quả bắt đầu từ bước thiết lập hồ sơ đầy đủ và có hệ thống. Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp cần được lập một bộ hồ sơ riêng để theo dõi chi tiết quá trình giao dịch.
Doanh nghiệp cần:
- Lập bảng theo dõi công nợ với các thông tin cụ thể như: tên đối tác, mã số thuế, số hợp đồng, giá trị công nợ, ngày phát sinh, thời hạn thanh toán, tình trạng hiện tại (đã thu/đã trả/một phần/chưa thanh toán).
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan: bao gồm hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu, phiếu thu/chi và đặc biệt là biên bản đối chiếu công nợ định kỳ.
- Nên phân loại công nợ theo độ tuổi (0–30 ngày, 31–60 ngày…) để nhận diện rủi ro nợ xấu.
2.2. Sử dụng phần mềm kế toán:
Để tránh sai sót trong quá trình theo dõi thủ công và tăng tính tự động hóa, doanh nghiệp nên áp dụng các công cụ số trong quản lý công nợ.
Một số giải pháp phổ biến gồm:
- Phần mềm kế toán chuyên dụng như MISA, FAST, Bravo, hoặc hệ thống ERP tích hợp quản trị tài chính – kế toán. Những phần mềm này cho phép tự động ghi nhận công nợ từ chứng từ gốc và cảnh báo khi đến hạn.
- Microsoft Excel có thể là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, cần xây dựng mẫu bảng hợp lý, kèm công thức tính toán và định dạng cảnh báo tự động.
- Cập nhật dữ liệu hàng ngày: Nhân viên kế toán cần cập nhật các nghiệp vụ phát sinh ngay trong ngày để đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời phục vụ công tác đối chiếu, báo cáo.
2.3. Pháp lý khi lập hồ sơ công nợ:
Ngoài yếu tố quản trị nội bộ, hồ sơ công nợ còn phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật để làm căn cứ khi xảy ra tranh chấp hoặc cần truy thu công nợ thông qua pháp lý.
Các lưu ý bao gồm:
- Tuân thủ Luật Kế toán 2015, đặc biệt về chứng từ kế toán, lưu trữ sổ sách, hóa đơn và thời hạn lưu giữ (Điều 41 – 42).
- Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản quan trọng, cần được hai bên ký xác nhận, ghi rõ số liệu, thời điểm đối chiếu và tình trạng công nợ. Đây là cơ sở quan trọng trong khởi kiện hoặc đàm phán khi phát sinh nợ khó đòi.
- Hồ sơ công nợ cũng cần được đối chiếu định kỳ (theo quý hoặc theo tháng) để phát hiện sai lệch sớm và có biện pháp xử lý kịp thời.
Dẫn chứng: Theo khảo sát của Hiệp hội Kế toán Việt Nam năm 2024, có 75% doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán cho thấy hiệu quả rõ rệt trong quản lý công nợ, với tỷ lệ sai sót giảm đến 30% so với phương pháp thủ công.
Hạch toán công nợ phải thu và phải trả
3.1. Hạch toán công nợ phải thu
Công nợ phải thu phản ánh khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp. Việc hạch toán được thực hiện như sau:
- Khi phát sinh doanh thu:
- Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng)
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
- Khi thu tiền từ khách hàng:
- Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
- Có TK 131 (Giảm công nợ phải thu)
Việc ghi nhận đúng thời điểm và đầy đủ giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ dòng tiền và quản lý rủi ro tín dụng.
3.2. Hạch toán công nợ phải trả
Công nợ phải trả thể hiện nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp. Hạch toán như sau:
- Khi ghi nhận mua hàng, chi phí:
- Nợ TK 152, 621… (Nguyên vật liệu, chi phí sản xuất)
- Có TK 331 (Phải trả cho người bán)
- Khi thanh toán công nợ:
- Nợ TK 331
- Có TK 111, 112
Quản lý chặt chẽ công nợ phải trả giúp doanh nghiệp chủ động trong thanh toán, tránh phát sinh lãi phạt và duy trì uy tín với đối tác.
3.3. Xử lý lệch công nợ
Lệch công nợ là tình huống phổ biến do sai sót hạch toán, ghi nhận chậm hoặc chênh lệch giữa các bên. Để xử lý:
- Đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp (thường hàng tháng hoặc hàng quý)
- Lập biên bản điều chỉnh công nợ khi phát hiện sai lệch, kèm theo giải trình và chữ ký hai bên
- Việc điều chỉnh hợp đồng hoặc hóa đơn cần tuân thủ quy định tại Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015 về sửa đổi hợp đồng
Dẫn chứng: Theo báo cáo của Bộ Tài chính năm 2024, có tới 40% doanh nghiệp gặp tranh chấp công nợ do không đối chiếu định kỳ, gây ảnh hưởng đến uy tín và dòng tiền doanh nghiệp.
Tính toán và phân loại công nợ
Việc theo dõi, phân loại và xử lý công nợ đúng cách là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tránh rủi ro tài chính và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật kế toán.
4.1. Cách tính công nợ phải thu
Công nợ phải thu (tài khoản 131) là khoản tiền khách hàng hoặc đối tác còn nợ doanh nghiệp. Để tính toán, cần thực hiện:
- Tổng hợp số dư đầu kỳ
- Cộng thêm phát sinh nợ (bán hàng, cung cấp dịch vụ)
- Trừ đi phát sinh có (khách hàng thanh toán)
- Xác định số dư cuối kỳ
Ngoài ra, cần phân loại công nợ phải thu theo thời hạn:
- Nợ ngắn hạn: dưới 12 tháng
- Nợ dài hạn: từ 12 tháng trở lên
- Nợ quá hạn hoặc nợ khó đòi: quá thời gian cam kết nhưng chưa được thanh toán
Việc phân loại giúp xác định biện pháp thu hồi phù hợp và trích lập dự phòng đúng quy định.
4.2. Cách tính công nợ phải trả
Công nợ phải trả (tài khoản 331) phản ánh số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp hoặc đối tác. Cách tính tương tự:
- Tổng hợp số dư đầu kỳ
- Cộng thêm phát sinh có (mua hàng, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán)
- Trừ đi phát sinh nợ (thanh toán cho nhà cung cấp)
- Xác định số dư cuối kỳ
Phân loại công nợ phải trả theo:
- Thời hạn thanh toán trong hợp đồng
- Mức độ ưu tiên: Dựa vào lãi phạt chậm trả, uy tín đối tác, điều khoản chiết khấu
Doanh nghiệp cần xây dựng bảng phân kỳ công nợ để lập kế hoạch thanh toán hiệu quả, tránh vi phạm hợp đồng và ảnh hưởng tín nhiệm.
4.3. Pháp lý khi phân loại công nợ
Việc phân loại và xử lý công nợ không chỉ là yêu cầu kế toán mà còn liên quan đến trách nhiệm pháp lý:
- Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải tuân theo Thông tư 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính
- Hợp đồng công nợ (hợp đồng vay, mua bán, hợp tác…) cần thể hiện rõ thời hạn, nghĩa vụ thanh toán, chế tài. Với các khoản nợ có giá trị lớn, nên công chứng để tăng giá trị pháp lý (theo Điều 463 Bộ luật Dân sự 2015)
Dẫn chứng: Theo báo cáo năm 2024 của Kiểm toán Nhà nước, 25% doanh nghiệp trích lập dự phòng nợ phải thu sai quy định, dẫn đến bị xử phạt vi phạm kế toán và điều chỉnh số liệu báo cáo tài chính.
Đàm phán và thu hồi công nợ phải thu
Thu hồi công nợ là một trong những hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kỹ năng đàm phán và am hiểu pháp luật để đạt hiệu quả cao, đồng thời hạn chế rủi ro tranh chấp.
5.1. Chuẩn bị trước khi đàm phán
Trước khi bước vào đàm phán, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thông tin để có căn cứ làm việc với khách hàng nợ:
- Thu thập chứng từ quan trọng như: hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ, phiếu xuất kho…
- Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng dựa trên báo cáo tài chính, lịch sử thanh toán, tình hình hoạt động thực tế.
- Xác định mục tiêu đàm phán rõ ràng: yêu cầu thanh toán toàn bộ, từng phần hay thỏa thuận gia hạn.
5.2. Quy trình đàm phán thu hồi nợ
Tiến trình đàm phán cần được thực hiện có lộ trình và văn bản hóa đầy đủ:
- Gửi thư nhắc nợ chính thức, ghi rõ số tiền nợ, thời gian thanh toán và hậu quả pháp lý nếu vi phạm.
- Tổ chức buổi làm việc hoặc liên hệ trực tiếp để đàm phán phương án thanh toán phù hợp với thực tế của khách hàng.
- Có thể thỏa thuận trả chậm, trả góp hoặc gia hạn thanh toán, phù hợp với quy định tại Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015 về sửa đổi hợp đồng khi có khó khăn khách quan.
5.3. Vai trò của luật sư trong thu hồi nợ
Luật sư đóng vai trò hỗ trợ pháp lý quan trọng trong suốt quá trình thu hồi công nợ:
- Soạn thảo thư đòi nợ, biên bản làm việc, hợp đồng thỏa thuận thanh toán để đảm bảo tính pháp lý, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro sau này.
- Đại diện cho doanh nghiệp trong quá trình thương lượng hoặc khởi kiện tại tòa án nếu bên nợ không hợp tác hoặc cố tình dây dưa, căn cứ theo Điều 351 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015.
Dẫn chứng thực tế: Theo báo cáo của Tòa án Kinh tế năm 2024, 70% các vụ kiện thu hồi công nợ thành công có sự hỗ trợ của luật sư, cho thấy hiệu quả rõ rệt khi có chuyên môn pháp lý đồng hành.
Quản lý công nợ phải trả để tránh rủi ro pháp lý
Việc quản lý hiệu quả công nợ phải trả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín với đối tác mà còn tránh được các rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng cần thực hiện:
Ưu tiên thanh toán công nợ Doanh nghiệp nên xác định và ưu tiên thanh toán các khoản nợ có lãi suất cao, đang gần đến hạn hoặc đã quá hạn để giảm thiểu chi phí phát sinh. Đồng thời, cần lập kế hoạch dòng tiền cụ thể theo tuần, tháng hoặc quý để bảo đảm tính thanh khoản, tránh rơi vào tình trạng mất khả năng chi trả.
Đàm phán gia hạn công nợ phải trả Trong trường hợp gặp khó khăn tài chính, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với nhà cung cấp để đề xuất phương án gia hạn, chia nhỏ khoản thanh toán hoặc tái cơ cấu thời hạn trả nợ. Việc soạn thỏa thuận gia hạn nên thực hiện dưới dạng văn bản, có chữ ký và công chứng nếu cần thiết để đảm bảo giá trị pháp lý.
Pháp lý khi quản lý công nợ phải trả Theo Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015, nếu doanh nghiệp không thanh toán đúng hạn, có thể bị đối tác khởi kiện, yêu cầu thanh toán gốc và lãi suất chậm trả. Trong các tình huống này, luật sư đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ thương lượng, xây dựng phương án xử lý tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Theo khảo sát của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) năm 2024, 55% doanh nghiệp đã tránh được kiện tụng nhờ chủ động đàm phán gia hạn công nợ kịp thời.
Trên đây là cách làm công nợ phải thu phải trả, từ việc xây dựng quy trình theo dõi, hạch toán chính xác, đến đàm phán thu hồi và thanh toán nợ, mỗi bước đều cần sự cẩn trọng và chuyên môn. Với sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư tại Xử lý nợ, bạn sẽ có giải pháp quản lý công nợ hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa dòng tiền. Hãy hành động ngay hôm nay để kiểm soát công nợ và phát triển doanh nghiệp bền vững! Đặt lịch tư vấn miễn phí tại Xử lý nợ để nhận giải pháp tối ưu!
